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Gestione dei documenti: l’impatto della firma digitale online sulle operazioni di aziende e professionisti

In un'economia priva di confini, in cui le distanze si dilatano e i processi reali e virtuali tendono a convergere, la firma digitale online è una risorsa indispensabile per far sì che gli obiettivi di business possano spingersi verso mercati altrimenti inarrivabili.

Redazione Sora24
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Un nuovo modo di lavorare, destinato a cambiare i modelli operativi di aziende e professionisti, per protendere verso quei paradigmi di efficienza oggi indispensabili nell’ecosistema digitale.

Firma digitale online: l’efficienza a vantaggio del business

La firma digitale online è un processo immediato che permette di migliorare il modo in cui le realtà professionali gestiscono trattative e documenti. Con la firma digitale online è possibile velocizzare i processi e beneficiare di una fase di coordinazione più efficiente, che si estende a tutta la fase di gestione, qualunque sia il settore professionale.

Un’efficienza che, naturalmente, può essere massimizzata implementando in azienda appositi software per la firma digitale, delle soluzioni sviluppate ad hoc per il settore corporate, finalizzate a trasformare il vecchio processo di firma, alla luce delle più recenti innovazioni digitali.

Ne costituisce un esempio il servizio di firma digitale online proposto da TeamSystem, che, oltre a velocizzare il processo di stipula, garantisce sempre la perfetta validità legale dei documenti sottoscritti. Il tutto assicurando una perfetta gestione della firma elettronica semplice (FES), della firma elettronica avanzata (FEA) e della firma digitale remota.

La firma digitale online permette quindi di acquisire una nuova competitività, di rispondere a una domanda che altrimenti rischierebbe di restare latente, ma anche di cogliere al volo quelle opportunità che, senza l’apposizione di una firma, potrebbero sfumare irrimediabilmente. Un nuovo modo di intendere la produttività, che permette di raggiungere una dimensione strategica innovativa, fortemente orientata alla dinamicità, ma soprattutto alla capacità di rilanciare l’intera catena del valore.

Vantaggi della firma digitale online per aziende e professionisti

La firma digitale online può migliorare i processi produttivi aziendali in un’infinità di modi. Tuttavia, quello principale è legato prevalentemente all’accessibilità: un aspetto estremamente importante per quelle aziende che operano con più sedi o hanno la necessità di gestire più flussi di lavoro anche da remoto. Con la firma digitale online, infatti, è possibile siglare qualsiasi documento anche in mobilità ed eventualmente portare avanti l’attività, senza doversi recare fisicamente in ufficio.

Un aspetto non secondario è legato poi all’equiparazione tra firma olografa e firma digitale online, forte di strumenti che assicurano sempre la conformità legale dei documenti. Con un sistema di firma digitale online, professionisti e aziende possono infatti beneficiare di una fase di firma efficiente e vincolante, che garantisce una elevata autenticità, in ottemperanza alle normative vigenti.

Non si possono poi non considerare i vantaggi in termini di dematerializzazione, legati alla riduzione dell’utilizzo di carta, ma anche dei costosi processi di stampa, di scansione e delle successive fasi si archiviazione. L’iter permette inoltre di ridurre gli errori e di scongiurare contemporaneamente anche le probabilità che gli incartamenti possano andare perduti, assicurando una gestione documentale più efficiente e in linea con le esigenze delle aziende moderne.

Una firma digitale online garantisce inoltre una sicurezza senza precedenti, forte di un processo in cui ogni transizione è crittografata e quindi protetta da frodi o intrusioni da parte di individui non autorizzati. Ma il vantaggio più importante, soprattutto quando si parla dell’attività di imprese e professionisti, è legato alla velocità, che da una parte permette di snellire l’iter di sottoscrizione e dall’altra di ridurre i tempi necessari per concludere le trattative.

Naturalmente, ogni procedura di firma digitale online deve essere sempre affiancata da una fase di verifica, essenziale per assicurare l’integrità del documento e la legittimità della firma. A sostenere questa fase sono i software per la verifica della firma digitale online, che migliorano i livelli di sicurezza delle transazioni, contribuendo a rafforzare la fiducia fra le parti coinvolte.